新手在文件保存时往往会犯这样或那样的错误，如文件命名重复、文件保存类型错误、文件保存位置错误等。保存文件是很重要的一件事，辛辛苦苦编辑好的文件，保存不好，岂不前功尽弃？笔者现以Word 2000为例，谈一谈在保存文件中要注意的问题。
一、要弄清楚“保存”和“另存为”的关系
对一个Word新建的文档而言，“保存”和“另存为”是一致的，保存时打开的都是“另存为”对话框(如图1)。
图1“另存为”对话框
对于打开的已有文档，“保存”和“另存为”结果则是不同的：点击“保存”按钮或“文件/保存”不会打开对话框，文档会自动保存，不改变文档的位置、文件名和文件类型，从而将原来的文档覆盖。如果你把一份重要资料修改错了，千万不要随手点击“保存”啊！点击“文件/另存为”则会打开“另存为”对话框，在“另存为”对话框中，默认的保存位置、文件名、文件类型都是原文件的，这时可以改变文档的保存位置、文件名、文件类型，确认之后，文档会以新保存位置、新文件名或新文件类型保存(注意，如果改变了文件的保存情况，再次点击“保存”或“另存为”，则默认的是刚刚操作的新的保存位置、文件名、文件类型)。
二、注意文件的保存位置、文件名、文件类型
1.保存位置
如图1所示，在“另存为”对话框中，最上面就是“保存位置”，对于一个启动Word后新建的文档，默认的保存位置是“我的文档(My Documents)”，“保存位置”下面是“我的文档”中文件夹和Word文档列表，双击打开一个文件夹，就可以把文档保存在这个文件夹。
如果需要把文档保存在其他地方，可以点击“保存位置”一栏后面的下拉箭头，在打开的文件列表中选择保存位置，也可使用左侧“位置栏”的“桌面”、“My Documents”等按钮。
如果需要把文档保存在一个新建文件夹中，可以先在“保存位置”一栏中选择新建文件夹的位置，然后点击“新建文件夹”按钮，在打开的对话框中输入新建文件夹的名称，确定，文档的保存位置即变成刚建立的新文件夹。
2.文件名
对于一个启动Word后新建的文档，保存时默认的文件名为文档第一段话，一般就是文档的标题，对于一个打开的已有Word文档，默认文件名为原来的。我们也可以给它起其他的名字，在“另存为”对话框中下部的“文件名”一栏输入新文件名即可，此外，点击“文件名”一栏后部的下拉箭头，会弹出最近使用过的文件名供你选择。
需要注意的是：在位置、文件类型相同时，文件命名是不能重复的，比如在“C:＼My Documents”这个位置，“我的文章.doc”(Word文档)文件只能有一个，但是文件类型不同的诸如“我的文章.txt”(纯文本文档)、“我的文章htm”(Web文档)却可以与“我的文章.doc”和平共处。另外，在其他位置，比如“A：＼”、“D:＼备份”照样可以有“我的文章.doc”，也不会产生冲突。
3.文件类型
“另存为”对话框中最下方的是“文件类型”一栏，默认的文件类型是“Word文档”，即后缀为“.doc”的文档，点击下拉箭头，可以看到其他可供选择的文件类型，如纯文本、Web页、MS-DOS文本等等。我们一般使用的文件类型是“Word文档”，如果选择了纯文本等文件类型，则在保存时Word可能会提醒：“文档可能含有与纯文本格式不兼容的功能，是否将文档保存为这种格式？”就是说保存为纯文本格式会丢失一些信息，比如图片、文字字体、字形、字号等。