当今，许多公司都使用SQL Server来处理关于产品、服务和支持方面的数据――所有那些你能够想象得到的数据。通常，安装有SQL Server的公司都同时安装有非常庞大和贵重的软件应用程序，这些应用程序是用来从数据库中插入和查找数据用的。当这些应用程序能够确实起到一些作用的时候，并且这些程序需要在不同的情况下将数据导入到SQL Server的环境下，如何生成报表就成了一个问题。
对于大多的用户来说，将SQL Server中的数据创建一个报表显示出来是非常直观的、显而易见的。通过使用简单的操作，你就可以创建一个代表当前SQL Server数据的文档给你的用户，而你的用户并没有意识到这些数据是存储在一个庞大的数据库中的，并且有许多的数据支持着它的存在。这时，你就可以通过使用Excel电子表格来显示更多的相关数据，下面就是如何操作的步骤：
作者提示
这篇文章是基于两个软件的――SQL Server 和 Excel。这篇文章会帮助你了解如何将这两个软件天衣无缝地衔接起来，来进行数据的输出。通过这种方法，你所提供的报表和信息将帮助他们更有效地进行工作，并且可以减少用户们求助公司DBA的频率。
为了明确表达这篇文章的目的，我将使用SQL Server 2000的Evaluation版和Office XP。你至少需要安装微软的SQL Server 的运行版本和微软的Excel或者Office。我将使用Northwind数据库，它是在SQL Server标准版和企业版中都包含有的数据库。这个数据库对于微软的Access也是适用的
一些小的先决条件
大多的办公环境都使用微软的Office产品，所以安装Excel应该不成问题。然而，安装SQL Server则要花费一个大代价，并且，如果你的公司并没有交付SQL Server的使用费用，并且也没有意愿要交付SQL Server的使用费用，这或许是一件麻烦的事情，但是，不要担心。微软创建了一个桌面版本，可以免费 下载
使用。它可以支持更高版本的数据，但是不提供所有有关设计数据库方面的工具。
在Excel中创建有用的报表，首先需要进行的第一个步骤就是获取那些每天使用Excel的人群的意见。例如，当用户从某个特定的部门出来的时候，你可以问他几个问题，或者寻求一些帮助；如果他们在报表或者获取数据方面有些问题，那么，这个解决方案也许就会提供相应的解决方法。在下面的步骤中，我将创建一个快速报表给Phil，他是一个市场部的雇员，这个报表中将包括购买Sasquatch Ale的用户信息和购买数量。
在SQL Server中获取数据
在你收集完适量的信息之后，就可以开始对这些数据进行处理了。通过我的经验，我发现创建一个Excel报表的最好的方式就是在Microsoft Query Analyzer 中创建这个报表，或者使用Office自带的一些工具，如Microsoft Query，测试它们的有效性，而不完全依赖与它的向导。
如果你生成的报表需要从许多数据库表格中获取堆积成山的数据，那么，从SQL Server中获取数据信息就将会变得非常困难。如果你需要访问种类繁多的数据库表格，那么，使用Query 向导也许会是创建报表的一个好的选择。它允许在SQL语句包括注释，那么，在你不干的时候，你就可以让其他人接手你的工作，或者，在某些情况下，可以接着创建一些查询。
报表显示了哪些顾客购买了Sasquatch Ale，并且显示了每个顾客购买的数量，这个报表关联到一个查询语句和四个数据库表格：Customers, Orders, Products, 和Order Details。这个关系到三个表格的查询语句也许最初看起来会有些复杂，特别是当你创建了你自己的SQL语句的时候；但是，你会发现，它并不是我们所想的那样。
如果你单独查看每个元素，并且通过其它的语言将它凑合到一起，它会立即按顺序排列。如果要查找顾客的信息、公司信息和联系姓名，你就需要从Customers 表格中选择这些信息。这个表格同时还包括了customer ID，这个ID信息就可以使得用户按顺序访问顾客信息。
在Orders表格中，包括顺序的ID信息和customer ID。这两个ID信息应该被看作是你选择信息的一个方法。当你不需要显示Orders 表格中的任何信息的时候，你必须做一个pit stop，来获取order ID 。一旦这通过一个简单的连接语句实现了，你就可以选择按照每个顾客购买数量的顺序排放，通过其他的连接语句，还可以按购买日期排列。
最后一个连接语句就是关于Products表，按照姓名和产品顺序排放。下面是选择语句代码的编写顺序：
-- 查找定购了Sasquatch Ale 的顾客，他们定购的数量和定购日期
-- 告知SQL Server你的查询应该选择的数据库。默认选择的是Master 数据库
使用northwind数据库
-- 创建一个选择表格中需要列的查询语句
select cust.companyname, cust.contactname, orddet.quantity, ord.orderdate, prod.productname
from customers cust inner join orders ord on cust.customerid = ord.customerid inner join [order details] orddet on ord.orderid = orddet.orderid inner join products prod on orddet.productid = prod.productid
where prod.productname = 'Sasquatch Ale'
上面代码例子的输出结果在 图 A 中显示：
这些表格按照同样的列进行连接。例如，Customers 和 Orders表格是按照customer ID来进行连接操作的：
inner join orders ord on cust.customerid = ord.customerid
这些表格同样还有它们名字的一些别名。这些别名可以使代码变得简单，我通常使用cust来代替customers，使用ord来代替orders。那么，当我要使用Customers表格中的contactnamn列或者Orders表格中的orderdate的时候，我就可以使用 cust.contactname 和 ord.orderdate 。 通过使用这种方法，可以使得查询语句变得简练一些。当你正在创建大量的数据查询语句的时候，一些关键字可能会非常起作用。
这个查询语句并不简单。它需要连接四个表格来查找需要的数据。同时，在上面的查询代码中，跟在Where从句后面，我可以添加 order by ord.orderdate ，这样就可以使输出结果按照定购时间顺序排列。
如何在Excel中使用它
现在，我将会从Excel的角度看这条查询语句。在Excel中，选择Data ->Import External Data ->Select New Database Query。当你选择了New Database Query 菜单选项的时候，你将看到如图B所示的界面，它会让你选择一个DSN。
如果没有创建一个SQL Server的DSN怎么办？简单地选择界面中右侧的OK按钮，选择默认的信息。