ORACLE ERP 系统解决方案
金制品有限公司
AP 应付帐
目录
Document Control ................................................................................................................................. 2
概览 ............................................................................................................................................................ 5
应付帐系统介绍 .............................................................................................................................. 5
应付款方案设计 .............................................................................................................................. 6
应付款系统的建立 .......................................................................................................................... 6
应付款管理范围 .............................................................................................................................. 8
供应商管理 ............................................................................................................................................. 10
供应商结构 ..................................................................................................................................... 10
供应商编码 ..................................................................................................................................... 10
供应商属性 ..................................................................................................................................... 11
应付发票管理 ........................................................................................................................................ 12
发票编号管理 ................................................................................................................................ 12
有采购订单发票的管理 ............................................................................................................... 12
无采购订单发票的管理 ............................................................................................................... 16
其他付款单据管理 ........................................................................................................................ 17
重要说明 ......................................................................................................................................... 17
发票税的管理 ................................................................................................................................ 17
发票运费的管理 ............................................................................................................................ 18
费用报销管理 ........................................................................................................................................ 19
零星采购费用报销 ........................................................................................................................ 19
差旅费等报销管理 ........................................................................................................................ 19
利弊分析 ......................................................................................................................................... 20
发票调整业务管理 ................................................................................................................................ 21
发票正调整 ..................................................................................................................................... 21
发票负调整 ..................................................................................................................................... 21
银行帐户管理 ........................................................................................................................................ 22
银行帐户管理 ................................................................................................................................ 22
银行单据管理 ................................................................................................................................ 23
付款管理 ................................................................................................................................................. 25
付款方法管理 ................................................................................................................................ 25
付款管理 ......................................................................................................................................... 25
预付款管理 ............................................................................................................................................. 26
预付款申请 ..................................................................................................................................... 26
预付款支付 ..................................................................................................................................... 26
预付款核销 ..................................................................................................................................... 27
特殊业务管理 ........................................................................................................................................ 29
暂估业务 ......................................................................................................................................... 29
待摊和预提 ..................................................................................................................................... 29
备用金管理 ..................................................................................................................................... 30
帐龄分析 ................................................................................................................................................. 31
帐龄分期 ......................................................................................................................................... 31
帐龄分析 ......................................................................................................................................... 31
查询和报表 ............................................................................................................................................. 32
查询功能 ......................................................................................................................................... 32
报表功能 ......................................................................................................................................... 32
应付款与总帐集成 ................................................................................................................................ 34
AP 过帐的管理 ............................................................................................................................... 34
AP 凭证的管理 ............................................................................................................................... 34
AP 会计期 ....................................................................................................................................... 34
Open and Closed Issues for this Deliverable .............................................................................. 36
Open Issues ................................................................................................................................... 36
Closed Issues ................................................................................................................................ 36
概览
本文档是 上海汉得计算机系统有限公司 ??集团ERP项目实施小组在对MKL应付款业务进行详细调研和需求分析的基础上，针对??集团国内和香港各家公司应付款业务的管理特点提供的系统解决方案。
这份文档建立在对 MKL进行业务调研的基础上，主要考虑到MKL当前的业务现状和未来业务发展的需要，结合了ORACLE系统的功能特点。
这份文档来源于调研文档，将作为设置文档和操作文档的基础。
本文档归 ??集团和上海汉得公司共同所有。
本文档的参考文档包括：
本报告受 GL 总帐解决方案和 MKL 集团组织体系解决方案的控制，遵守 GL 总帐的公共约束定义，在处理组织间交易时要遵守 MKL 集团组织体系（多组织）解决方案的要求。
应付帐系统介绍
ORACLE应付帐管理系统是ORACLE APPLICATION中专门用来进行应付发票和付款管理的财务子模块，系统主要的功能包括：
供应商管理。应付款模块和采购模块的供应商信息，针对不同的供应商及其分类可以定义不同的付款方式，可以对供应商进行控制，如供应商审批，挂起，最大付款金额控制。
银行管理。可以对银行帐户，付款单据等实行明晰的管理。
发票管理。 ORACLE应付款系统可以对采购发票，非采购发票，红字发票及其他各种付款凭据等进行管理，另外还可以处理员工雇员费用报销，零用费用支出等业务。
付款管理。应付款管理系统可以处理支票、现金、电汇等多种付款方式的管理核算。
查询和报表。 ORACLE应付帐系统提供了强大的查询功能，能够适时查询发票交易和付款情况，可以在线查询供应商余额，强大的报表功能可以满足帐龄分析等管理的需要。
系统集成。 AP模块是一个财务子模块，和GL，FA，PO，CE等模块有着高度的集成。
应付款方案设计
MKL各家子公司分别有着不同的管理特点，本文档的方案设计充分的利用了各家公司管理上的共性，同时也充分的考虑了各家公司不同的需求，尽量在统一的基础上设计出一套适合各家公司的方案。
系统实施方案的设计依据
本方案的设计依据是： ??集团的业务现状和未来管理要求以及Oracle应付款管理系统的功能。
系统实施方案的设计原则
确保系统设计的流程在实际业务中是可行的，系统的可操作性、业务处理的正确性和可靠性、经营管理的连续性。
确保流程的简单性，以主要业务为主。次要业务的流程要尽量简单。
确保设计的流程在 ORACLE系统上是可行的，即要考虑到ORACLE系统功能实现的可行性。
确保系统的安全性和高效率。确保系统内部运行的安全，确保系统高效运行。
应付款系统的建立
应付款系统建立的组织安排
u 分别按照子公司设立应付款系统，即东莞、河源、广州、上海、 ????钢材和????五金分别按照法人公司设立以本公司为经营单位的应付款管理系统。各公司在统一应付款核算制度和共享大量信息的同时，严格按照法人主体区分本公司业务和核算范围，避免MKL集团内不同公司之间业务的相互干扰和混淆。长安??其采购业务主要是向集团内的公司进行采购，付款可通过内部往来进行，应付帐可相对简单。
u 应付款模块集中由财务部门进行业务管理和维护，包括应付发票，付款等业务由财务部门在 AP中进行处理，采购部负责供应商信息的维护和管理，其他部门配合，对部分采用现金付款的采购业务，采购员付款后将发票交由财务部门做帐。
应付款管理系统职责设置
根据 MKL的业务发展情况和现状，考虑到未来业务的需要，在应付款管理系统中设置以下岗位/职责。
岗位
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所属部门
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主要职责
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应付会计
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会计部
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主要负责系统中应付发票的录入 /查询，应付款向总帐过帐，主要应付报表和帐龄分析报表的生成，收集和整理。
应付出纳
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会计部
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主要负责系统中日常付款的操作，银行信息的维护以及与付款有关的报表生成，收集和整理。
供应商管理
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采购部
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负责系统中供应商信息的录入、维护和管理，供应商余额的查询和有关供应商管理方面的报表。
应付管理
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电脑部
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负责维护 ORACLE应付款管理系统，包括最终用户日常问题的解决，AP基本设置，系统数据维护和会计期维护，以及部分应付款报表开发等业务。
应付审核
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会计部
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负责有关发票审核，发票 /付款调整，以及日常的发票/付款查询，复核/审批操作及报表管理。
应付款系统的目标
u 根据对 MKL业务调研的结果，综合考虑未来业务的发展需要，把主要的应付发票/付款的管理从总帐管理系统中分离出来，在应付款管理系统中实行明晰的管理，实现总帐和子帐的相对分离，在分工的同时与总帐管理系统保持着高度的集成，??各子公司的总帐与其对应的AP集成，保证总帐和子帐财务信息的一致性和完整性。
u 对于应付发票的付款实现规范的控制，区分采购发票，固定资产发票，费用发票，其他付款单据和员工费用报销单分别实行不同的管理制度，严格控制资金的流出，确保财务信息和实物信息的一致性和完整性。
u 建立一套相对独立的应付款管理系统，对供应商管理，发票管理，付款管理等日常业务进行准确及时的核算，维护和管理，满足内部管理的需要，特别是严格按照权责发生制的原则准确及时的确认债务，准确的判断企业的资金流动情况。
应付款管理的总帐基础
按照法人公司分别设立各自的应付款管理系统。
国内公司的应付款子模块帐套选用 MKL_ML_BOOK
香港公司的应付款子模块帐套选用 MKL_HK_BOOK
应付帐款子模块的会计期间按照总帐会计期设置。
国内公司会计年度为公历年度，从每年的 1月1日到12月31日。
香港公司会计年度按照公司的财政年度，从每年的 4月1日到次年3月31日。
帐套 MKL_ML_BOOK和MKL_HK_BOOK会计期分别管理，需要有两个GL总帐系统管理员，分别在每月初打开当月总帐会计期后才打开应付会计期，在关闭上月总帐会计期前要先确认关闭上月应付会计期。
应付款管理范围
应付款方面的业务，视业务总量的多少和重要性，需要界定是在应付款模块管理系统进行核算，还是直接在总帐中进行帐务处理，为了保证业务的统一规范，需要确定在 AP或GL不同系统中进行管理的业务范围，且随着公司业务发展，此划分也可进行调整。
纳入应付款管理系统管理的标准
u 重要性原则。因为子模块管理的优点是细，缺点是繁，因此一般情况下，对于 MKL的经营管理有重要影响金额比较大的应付款业务，优先纳入应付款管理系统中进行明晰的管理和核算，如供应商采购付款。
u 实用性原则。比较标准的业务，在子模块的管理中会显得比较轻松，管理的效果也很明显，非标准的业务，则需要做出一定的变通才能与系统的功能相匹配，因此在子模块管理难度相对会比较大，效果也大打折扣。
u 简单性原则。对于日常经营中发生金额不大，明细管理没有特别的意义的业务，为了简便快捷的进行业务处理，可以直接在总帐中进行凭证输入。
根据我们对于 ??集团业务调研的结果，并在征求财务部门意见的基础上，我们建议??集团以下业务在应付款管理系统中进行核算管理：
供应商 (交易类和雇员类)信息的维护和管理
银行帐户 /银行单据信息的维护和管理
原材料采购发票管理
固定资产采购发票管理
其他费用类采购发票管理
零星采购发票管理
其他付款凭证管理
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