** 现行业务调研报告 **
** 五金制品有限公司 **
** AP 应付帐 **
Contents
Document Control ................................................................................................................................. ii
背景资料 ................................................................................................................................................... 1
业务概况 ........................................................................................................................................... 1
文档内容 ........................................................................................................................................... 1
供应商管理 ............................................................................................................................................... 3
供应商维护 ....................................................................................................................................... 3
供应商编码 ....................................................................................................................................... 3
供应商信贷额度 .............................................................................................................................. 3
供应商审批 / 分类 / 付款期限 ........................................................................................................ 3
应付发票管理 ........................................................................................................................................... 4
一般采购发票 ................................................................................................................................... 5
进口采购发票 ................................................................................................................................... 8
零星业务发票和应付单据 ........................................................................................................... 10
红字发票 ......................................................................................................................................... 12
费用报销管理 ........................................................................................................................................ 13
预付款管理 ............................................................................................................................................. 14
预付款申请和核销 ........................................................................................................................ 15
付款管理 ................................................................................................................................................. 16
银行帐户信息 ................................................................................................................................ 16
付款条件 ......................................................................................................................................... 16
付款方法 ......................................................................................................................................... 16
应付报表和查询 .................................................................................................................................... 18
现行业务流程分析 ................................................................................................................................ 19
关键需求 ......................................................................................................................................... 19
关键流程改进分析 ........................................................................................................................ 19
实施难点 ......................................................................................................................................... 19
背景资料
u 本文档来源于 2000 年 11 月 27 日至 12 月 08 日汉得公司 ORACLE 实施顾问对于东莞 ???? 制品有限公司及其相关 LKM 集团成员企业进行调研的结果。
u 本文档将作为 ????公司实施 ERP 系统应付模块的基础文档，并作为 LKM 其他成员企业实施 ERP 系统应付模块的参考文档。
u 鉴于 LKM 在东莞 组织关系的复杂性，除特别说明外，本文档提到的东莞 ?? 均表示东莞 ???? 制品有限公司。
u ?? 集团的企业组成和各子公司的简称使用总帐调研报告资料。
u 本报告使用总帐调研报告的财务公共约束性信息。
u 调研时以东莞 ?? ，河源 ?? 和 ???? 为例，报告适用于 ?? 集团成员。
u 本调研报告为 LKM 和 D.Z.HAND 双方共同拥有。
业务概况
u 目前东莞 ?? 的所有业务全部在总账中进行核算和管理 ，不存在其他子帐系统，河源 ?? 则设有应付帐子帐，两家公司所有业务处理均采用手工操作。
u ???? 和 ?? 钢材设有应付帐子帐，采用称为 MRP 的电脑记帐系统，并与采购系统集成应用。
u 东莞 ?? 和河源 ?? ， ???? 和 ?? 钢材的应付款主要由会计部进行管理，采购部门负责供应商管理。
u 目前东莞 ?? 和河源 ?? 的应付款业务在很大程度上实行现金收付制核算。
u 东莞 ?? 和河源 ?? 目前没有专门的会计人员来处理应付款有关的财务核算。
u ???? 和 ?? 钢材有专门的会计人员处理应付帐，在香港进行，供应商的管理也是由采购部负责。
文档内容
本文档是对于东莞 ??/ 河源 ??/????/?? 钢材的应付业务进行调研的结果，参考了 ?? 集团其他成员企业的业务情况，主要包括以下内容：
u 供应商管理
u 应付发票管理
u 费用报销管理
u 预付款管理
u 付款管理
u 应付报表和查询
供应商管理
东莞 ?? 和源 ?? 的供应商统一由采购部进行管理，采购部其实是集团公司的部门，代表各家 ?? 公司行使采购职能，会计部使用与采购部提供相同的供应商编码和名称，只是记录供应商的主要资料，并不参与对供应商的开发工作中去，现在的供应商主要提供生产辅助材料和维修备件，主要的生产原材料钢材由 ???? 和 ?? 钢材负责供应，相当部分的供应商是一次性交易的供应商，相对固定的国内供应商有 20 多家，尚没有形成统一的供应商管理制度文件。河源 ?? 有较多的主要原材料国内供应商，东莞 ?? 今后也准备开发更多的国内主要原材料供应商。
???? 和 ?? 钢材，主要负责国外钢材采购工作，再转销给国内的 ?? 子公司，供应商日常管理工作由采购部负责，但对供应商的开发主要由公司董事负责。
有关供应商管理的详细资料需参阅采购调研报告。
供应商维护
东莞 ?? ，河源 ?? ， ???? 和 ?? 钢材由采购部收集整理供应商资料，会计部不作维护，对于如供应商取消，合并等工作目前还没有处理规定。
供应商编码
东莞 ?? 和河源 ?? 的供应商编码是由采购部决定，并没有统一的编码规则。
供应商信贷额度
国内 ?? 采购时没有使用信贷额度控制。 ???? 和 ?? 钢材有一些不太成熟的控制方法。
供应商审批 / 分类 / 付款期限
主要的供应商由公司董事审批。
由于钢材采购周期很长，往往采用预付款方式结算，一些相对固定的供应商采用周结或月结，还有很多一次性交易的供应商采用现金结算。
应付发票管理
目前供应商开来的发票首先提交给采购部，采购部门在收到供应商发票并进行核对，提交有关部门经理或者总经理审批后，准备付款申请书，会计部门根据付款申请书，与有关合同，送货单和入库单等单据和凭证进行核对审批后，安排出纳准备资金。
采购中如果出现了运费和杂费，则供应商一般要么分开成几张发票，要么在一张发票上通过货物价格来处理，或由其他船运公司开出运费发票，没有出现一张发票上既有材料成本又有运杂费的情况。
由于目前东莞 ?? 仍然是增值税的小规模纳税人，收到的供应商发票上的增值税进项税额是无法抵扣的，所以发票上如果注明了增值税额，那么也是把该金额记入采购的物资成本中的；而河源 ?? 为一般纳税人，可以抵扣增值税的进项税额，所以在帐务上是把增值税单独列支的。
一般情况下会计部门在收到供应商发票无误后就会立即付款，所以需要根据业务实际编制付款单据。分录如下：
借：库存物资或者其他科目
贷：现金或者银行存款
目前在应付帐款科目上也没有供应商信息，对于国内供应商都没有记入应付帐款科目进行负债核算，随着国内供应商的增多，会开设应付帐明细帐。
一般情况下，东莞 ?? 和河源 ?? ，以及 ???? 和 ?? 钢材大量采用的是预付货款的办法，在收到供应商货物之前先预付全部或者部分货款，供应商发来货物并提供发票后，会计部门根据该供应商原有的预付货款的情况与发票进行核销。付预付款时分录如下：
借：预付款
贷：现金或者银行存款
收到供应商发票进行核销时分录如下：
借：库存物资或者其他科目
贷：预付款
东莞 ?? 和河源 ?? ，以及 ???? 和 ?? 钢材一般是在收到供应商发票的当前会计期间进行帐务处理。
在极少数情况下，对于部分发票暂时不会进行帐务处理和付款操作，等到要准备付款单据时才在总帐中进行业务处理，所以部分发票输入总帐的会计期间可能会与收到发票的会计期间不一致。
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